Văn phòng Gyoseishoshi Ueda Kyohei (sau đây gọi là “Văn phòng”, “chúng tôi”) nhận thức việc bảo vệ thông tin cá nhân xử lý trong hoạt động hành nghề luật sư hành chính là một trách nhiệm xã hội quan trọng. Tuân thủ Luật Bảo vệ thông tin cá nhân (APPI), các luật và hướng dẫn liên quan, cũng như nghĩa vụ bảo mật theo Luật Luật sư hành chính, chúng tôi ban hành Chính sách bảo mật (sau đây gọi là “Chính sách”) và Điều khoản miễn trừ trách nhiệm như sau.

Điều 1 (Định nghĩa)

“Thông tin cá nhân” là thông tin cá nhân theo quy định của APPI: thông tin về một cá nhân còn sống, có thể nhận diện được cá nhân cụ thể qua họ tên, ngày sinh, địa chỉ, thông tin liên hệ hoặc các mô tả khác, cũng như mã nhận dạng cá nhân (số thẻ lưu trú, số hộ chiếu, My Number (mã số cá nhân), thông tin thẻ bảo hiểm y tế, v.v.). “Thông tin cá nhân cần được quan tâm đặc biệt” là các thông tin như chủng tộc, tín ngưỡng, địa vị xã hội, tiền sử bệnh, tiền án tiền sự, thông tin nạn nhân của tội phạm và các thông tin khác theo quy định pháp luật. Các thuật ngữ “dữ liệu cá nhân”, “dữ liệu cá nhân lưu giữ”, “thông tin xử lý dưới tên giả”, “thông tin xử lý ẩn danh” trong Chính sách này tuân theo APPI.

Điều 2 (Thông tin thu thập và cách thức thu thập)

Chúng tôi có thể thu thập thông tin cá nhân theo các cách sau:

1. Khi liên hệ hoặc tư vấn: qua biểu mẫu liên hệ trên trang web, email, điện thoại, tư vấn trực tuyến, tin nhắn SNS, v.v., chúng tôi thu thập họ tên, thông tin liên hệ, thông tin về tư cách lưu trú và nội dung tư vấn.
2. Khi tiếp nhận ủy thác: trong phạm vi cần thiết để thực hiện công việc được ủy thác (xin tư cách lưu trú, xin giấy phép, soạn hợp đồng, v.v.), chúng tôi có thể tiếp nhận bản sao hộ chiếu・thẻ lưu trú, giấy tờ hộ tịch, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng nhận thuế, hợp đồng lao động, thông tin thu nhập, thông tin sức khỏe và các thông tin chi tiết khác.
3. Thu thập qua người đại diện・bên liên quan: chúng tôi có thể nhận thông tin từ người sử dụng lao động, gia đình, cơ quan tiếp nhận, hoặc các chuyên gia khác (luật sư lao động, kế toán thuế, v.v.).
4. Thông tin thu thập tự động: trang web có thể sử dụng cookie và công nghệ tương tự để phân tích truy cập, thu thập địa chỉ IP, loại trình duyệt, thời gian truy cập, v.v. (xem Điều 8).

Điều 3 (Mục đích sử dụng thông tin cá nhân)

Chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân thu thập được trong phạm vi các mục đích sau:

1. Phản hồi các câu hỏi và xác minh danh tính.
2. Thực hiện công việc luật sư hành chính (thủ tục liên quan tư cách lưu trú, xin các loại giấy phép, soạn và nộp hồ sơ thay mặt, liên hệ・điều phối với cơ quan nhà nước, v.v.).
3. Gửi・giao các hồ sơ cần thiết, sản phẩm công việc, giấy phép, giấy chứng nhận, hóa đơn, v.v.
4. Nộp đơn・tra cứu・liên hệ với các cơ quan liên quan (cơ quan nhà nước, Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, chính quyền địa phương, các chuyên gia liên quan, doanh nghiệp tiếp nhận, v.v.).
5. Yêu cầu thù lao, xử lý kế toán・thuế, lưu trữ hồ sơ.
6. Thông báo quan trọng về dịch vụ và thông tin về thay đổi chế độ・pháp luật (bao gồm cung cấp thông tin chỉ cho người có nguyện vọng).
7. Nâng cao chất lượng dịch vụ・phân tích thống kê (sử dụng thông tin đã xử lý không nhận dạng được cá nhân khi cần).
8. Các mục đích đi kèm với những mục đích nêu trên. ※ Email tiếp thị chỉ gửi cho những người đã đồng ý trước.

Điều 4 (Thay đổi mục đích sử dụng)

Khi thay đổi mục đích sử dụng, chúng tôi chỉ thực hiện trong phạm vi được công nhận có liên quan hợp lý với mục đích trước khi thay đổi, công bố nội dung thay đổi trên trang web và thông báo bằng phương thức thích hợp khi cần.

Điều 5 (Cung cấp cho bên thứ ba)

Trừ các trường hợp sau, chúng tôi không cung cấp dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của cá nhân:

1. Khi dựa trên quy định pháp luật.
2. Khi cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể hoặc tài sản của con người và khó có được sự đồng ý của cá nhân.
3. Khi đặc biệt cần thiết để nâng cao sức khỏe cộng đồng hoặc thúc đẩy sự phát triển lành mạnh của trẻ em và khó có được sự đồng ý của cá nhân.
4. Khi cần hợp tác với cơ quan nhà nước hoặc chính quyền địa phương thực hiện công vụ theo luật, và việc xin đồng ý có thể cản trở việc thực hiện công vụ đó.
5. Khi cung cấp dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba cụ thể sau khi đã thông báo trước cho cá nhân hoặc đặt ở trạng thái dễ dàng biết được, theo thủ tục pháp luật quy định (thủ tục opt-out, v.v.).

Điều 5-2 (Ủy thác xử lý)

Trong phạm vi cần thiết cho công việc, chúng tôi có thể ủy thác việc xử lý dữ liệu cá nhân cho các nhà cung cấp dịch vụ CNTT (lưu trữ đám mây, hệ thống quản lý nghiệp vụ), đơn vị vận chuyển, phiên dịch・biên dịch và các chuyên gia khác. Trong trường hợp đó, chúng tôi lựa chọn bên nhận ủy thác và giám sát thích hợp thông qua hợp đồng về bảo mật・quản lý tái ủy thác・biện pháp quản lý an toàn.

Điều 5-3 (Sử dụng chung)

Khi xử lý vụ việc cùng với các chuyên gia khác, chúng tôi có thể sử dụng chung dữ liệu cá nhân trong phạm vi sau:

1. Phạm vi bên sử dụng chung: luật sư hành chính, luật sư tư pháp, luật sư lao động・bảo hiểm xã hội, kế toán thuế, luật sư và các chuyên gia khác.
2. Hạng mục sử dụng chung: họ tên, thông tin liên hệ, thông tin danh tính・tư cách・việc làm cần cho hồ sơ, và tài liệu vụ việc, v.v.
3. Mục đích sử dụng: xử lý vụ việc và thực hiện các thủ tục chuyên môn liên quan.
4. Người chịu trách nhiệm quản lý: Văn phòng Gyoseishoshi Ueda Kyohei, Đại diện Ueda Kyohei.

Điều 5-4 (Cung cấp cho bên thứ ba ở nước ngoài)

Khi dữ liệu cá nhân được lưu trữ trên hoặc truy cập từ máy chủ đặt ở nước ngoài thông qua dịch vụ đám mây, v.v., chúng tôi thực hiện các biện pháp cần thiết theo APPI. Khi có quốc gia chuyển giao・bên nhận cụ thể, chúng tôi cung cấp thông tin cho cá nhân qua thông báo hoặc khi được yêu cầu.

Điều 6 (Biện pháp quản lý an toàn)

Chúng tôi thực hiện các biện pháp tổ chức, con người, vật lý và kỹ thuật một cách thích hợp để ngăn ngừa rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu cá nhân và quản lý an toàn. Khi phát hiện sự cố rò rỉ nghiêm trọng, chúng tôi điều tra phạm vi ảnh hưởng, thực hiện biện pháp phòng ngừa tái diễn và thông báo cho cơ quan liên quan・cá nhân khi cần.

Điều 7 (Tiết lộ, chỉnh sửa, ngừng sử dụng dữ liệu cá nhân lưu giữ)

Khi nhận được yêu cầu từ cá nhân (hoặc người đại diện hợp pháp) về việc tiết lộ, chỉnh sửa nội dung, xóa, ngừng sử dụng, v.v. đối với dữ liệu cá nhân lưu giữ, chúng tôi xử lý theo quy định pháp luật. Vui lòng liên hệ qua biểu mẫu liên hệ hoặc email.

Điều 8 (Sử dụng Cookie và phân tích truy cập)

Trang web sử dụng các công cụ như Google Analytics để nắm bắt tình hình sử dụng・cải thiện dịch vụ, và thu thập cookie cùng công nghệ tương tự. Bạn cũng có thể vô hiệu hóa cookie trong cài đặt trình duyệt.

Điều 9 (Thay đổi Chính sách này)

Chúng tôi có thể sửa đổi Chính sách này khi có thay đổi pháp luật, thay đổi nội dung dịch vụ, v.v. Chính sách sau khi sửa đổi có hiệu lực kể từ thời điểm được đăng trên trang web.

Điều 10 (Miễn trừ trách nhiệm)

Mặc dù chúng tôi nỗ lực đảm bảo tính chính xác của thông tin đăng trên trang web này, chúng tôi không bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, hữu ích hay an toàn của thông tin. Pháp luật và các chế độ thường xuyên được sửa đổi, nên thông tin có thể không còn cập nhật. Thông tin trên trang web này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung, không phải là tư vấn pháp lý cho từng vụ việc cụ thể. Chúng tôi không chịu bất kỳ trách nhiệm nào đối với thiệt hại hay bất lợi phát sinh cho người dùng do sử dụng thông tin trên trang web này. Trước khi thực hiện thủ tục hay hành động cụ thể, vui lòng tham khảo chuyên gia hoặc kiểm tra thông tin mới nhất từ cơ quan liên quan.

Điều 11 (Liên hệ)

Mọi thắc mắc về Chính sách này, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây.

Tên văn phòng: Văn phòng Gyoseishoshi Ueda Kyohei
Địa chỉ: 8F-37 Kenso Bldg., 2-13-3 Shimoyamate-dori, Chuo-ku, Kobe-shi, Hyogo 650-0011, Japan
Đại diện: UEDA Kyohei
Email: ueda.office2026@gmail.com
Điện thoại: 050-6866-4293
Ngày ban hành: 16 tháng 3 năm 2026